Servidores da Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) participaram na segunda-feira (10.02) de Oficina em Gestão de Documentos. A capacitação foi conduzida por facilitadores da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), por meio do Arquivo Público, em atendimento à demanda da própria CGE.

Um dos assuntos da oficina foi o sistema informatizado único de protocolo do Estado. “Toda a tramitação de documentos deverá ser efetuada no sistema de protocolo. O seu uso não é facultativo. É obrigatório (Decreto Estadual nº 1.509/2008). O uso do “caderninho” é opcional, não sendo considerado o meio oficial de protocolo e trâmite de documentos”, ressaltou o gerente de Gestão de Protocolo do Arquivo Público do Estado, Uiran Costa Strini de Barros, um dos facilitadores da capacitação.

O gerente orientou que o documento/processo no sistema e o físico devem sempre tramitar juntos. “Tramitar o documento é exigir o recebimento físico e sua imediata confirmação no sistema de protocolo no ato da entrega”, observou.

Uiran explanou também sobre as funcionalidades e alguns campos muitas vezes negligenciados de preenchimento ou preenchidos com informações genéricas no sistema de protocolo. Ele argumentou que campos como “Informações de Trâmite” devem ser preenchidos para o bem da transparência e agilidade na busca interna e do cidadão pela informação. “O conteúdo alimentado no sistema de protocolo deve refletir o mais próximo possível a informação do processo físico”, destacou.

A gerente de Gestão Arquivística, Valéria Nassarden Taborelli, que também foi facilitadora da oficina na CGE, falou sobre as normas e os procedimentos para classificação de documentos, arquivamento nas fases corrente, intermediária e permanente e também sobre a eliminação de documentos.

Valéria destacou que a gestão de documentos não abrange somente as atividades de protocolo e arquivo. É um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, recebimento, avaliação, classificação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Envolve também a prática de rotinas de organização em cada setor da instituição, como recebimento (físico e no sistema), instrução, numeração das folhas, tramitação, arquivamento (fase corrente) e transferência para o Arquivo Central do órgão, que deve ser um local de fácil acesso e com instalações adequadas para recebimento do acervo.

Para modernizar ainda mais a sistemática, a Seplag estuda o desenvolvimento de funcionalidade no sistema de protocolo para contemplar a digitalização dos documentos. “Neste caso, a digitalização e sua guarda terão de obedecer a mesma Tabela de Temporalidade de documentos como o arquivo físico exige”, acrescentou a gerente de Gestão Arquivística.